Inhalt

1.6 Rechnungsprüfungsordnung

Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hamminkeln

§ 1 Geltungsbereich

(1) Die Stadt Hamminkeln unterhält eine örtliche Rechnungsprüfung.

(2) Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze für die Tätigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Hamminkeln.

(3) Für die Durchführung der Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung erlässt der Rat der Stadt Hamminkeln eine Dienstanweisung.

§ 2 Rechtliche Stellung

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in ihrer sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt.

(2) Der Bürgermeister/Die Bürgermeisterin ist Dienstvorgesetzte/r der Dienstkräfte der örtlichen Rechnungsprüfung.

(3) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist die örtliche Rechnungsprüfung an Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen.

(4) Die örtliche Rechnungsprüfung führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftverkehr selbständig.

(5) In Erfüllung ihrer Aufgaben ist die örtliche Rechnungsprüfung Gemeindeorgan und gemäß § 9 Abs. 1 DSG NRW berechtigt,

personenbezogene Daten zu nutzen.

§ 3 Organisation, Bestellung und Abberufung

(1) Die örtliche Rechnungsprüfung besteht aus der Leitung, den Prüferinnen und Prüfern sowie sonstigen Beschäftigten.

(2) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung werden vom Rat bestellt und abberufen. Vor der Bestellung von Prüferinnen und Prüfern ist die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung zu hören.

(3) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung müssen persönlich für die Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.

(4) Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Dienstgeschäfte verantwortlich. Ihr obliegt die Arbeitsverteilung und die Aufstellung des jährlichen Prüfplanes.

Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer der örtlichen Rechnungsprüfung dürfen keine Aufgaben der Verwaltung erledigen.

§ 4 Gesetzliche Aufgaben

Die örtliche Rechnungsprüfung hat folgende gesetzliche Aufgaben gemäß §§ 102 Abs. 1 und 104 Abs. 1 GO NRW:

die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Hamminkeln
die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 GO NRW benannten Sondervermögen (Gemeindegliedervermögen; Vermögen der rechtlich unselbständigen örtlichen Stiftungen; rechtlich unselbständige Versorgungs- und Versicherungseinrichtungen),
die Prüfung des Gesamtabschlusses,
die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses,
die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadt und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen,
bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Stadt und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung, soweit die Prüfverpflichtung nicht dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein obliegt,
die Prüfung von Vergaben (unter Berücksichtigung der in der Vergabeordnung der Stadt Hamminkeln getroffenen Regelungen),
die Wirksamkeit interner Kontrollen im Rahmen des internen Kontrollsystems.

In die Prüfung des Jahresabschlusses sind die Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben (z.B. Sozialhilfeaufgaben) einzubeziehen, wenn diese insgesamt finanziell von erheblicher Bedeutung sind.

§ 5 Übertragene Aufgaben

(1) Der Rat überträgt der örtlichen Rechnungsprüfung aufgrund des § 104 Abs. 2 und 3GO NRW

die Prüfung der Verwaltung, der Betriebe und Sondervermögen sowie der sonstigen Einrichtungen der Stadt auf Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit,
die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114 a GO NRW (einschließlich der Prüfung der Beteiligungsverwaltung),
die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat,
die Beratung der Verwaltung, Betriebe und sonstigen Einrichtungen der Stadt im Rahmen der vorgenannten Aufgaben, auch mit dem Ziel der Prävention von Unregelmäßigkeiten,
die Prüfung der Gebührenbedarfsberechnungen und der Kostenrechnungen,
die Prüfung von Buchungsbelegen vor ihrer Zuleitung an den Zahlungsverkehr (Visa-Kontrolle), soweit die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung dies aus besonderem Anlass zeitweilig für erforderlich hält und eine entsprechende Anordnung trifft,
die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeständen am Vermögen der Stadt, ohne Rücksicht auf Art und Entstehungsgrund,
die gutachtliche Stellungnahme zu allen beabsichtigten wichtigen organisatorischen Änderungen und wesentlichen Neueinrichtungen in der Verwaltung, insbesondere auf dem Gebiet des Finanzmanagements,
die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen (technische Prüfung) gem. § 13 KomHVO.
die technisch-wirtschaftliche Prüfung von Plänen und Kostenberechnungen gem. § 13 KomHVO
die Korruptionsprävention (§§ 12 und 13 Korruptionsbekämpfungsgesetz)

(2) Die Aufgaben nach Abs. 1 Ziffer 2 und 3 bedürfen der Anordnung durch den Rat.

(3) Durch übertragene Aufgaben und Prüfungsaufträge darf die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung nicht beeinträchtigt werden.

(4) Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung ist ermächtigt, hinsichtlich Art und Umfang der Prüfungen vorübergehend Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden.

(5) Soweit das Rechnungsprüfungsamt als Vorprüfungsstelle für den Bundes- oder Landesrechnungshof tätig wird, gelten die für diese Prüfung bestehenden Sonderbestimmungen.

§ 6 Prüfaufträge

(1) Der Bürgermeister/Die Bürgermeisterin kann innerhalb seines/ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss (§ 104 Abs. 4 GO NRW) der örtlichen Rechnungsprüfung Aufträge zur Prüfung erteilen.

(2) Der Rat kann der örtlichen Rechnungsprüfung weitere Prüfaufträge erteilen.

(3) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann der örtlichen Rechnungsprüfung im Rahmen seiner gesetzlichen und der vom Rat übertragenen Aufgaben Aufträge erteilen. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist auf Verlangen über den Stand von Prüfungen zu unterrichten.

§ 7 Befugnisse

(1) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer sind im Rahmen ihrer Aufgaben befugt, von der Verwaltung, den städtischen Betrieben und sonstigen Einrichtungen sowie von den Geschäftsführungen oder Vorständen der ihrer Prüfung unterliegenden Gesellschaften, Anstalten, Stiftungen, Zweckverbänden und anderen Vereinigungen und Einrichtungen alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte und Nachweise zu erhalten. Außerdem ist ihnen der Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. zu gewähren. Akten, Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind auf Verlangen auszuhändigen oder zu übersenden.

Die Prüferinnen und Prüfer können für die Durchführung ihrer Prüfungen nach § 104 Abs. 1 bis 4 GO NRW Aufklärung und Nachweise auch gegenüber den Abschlussprüfern der verselbständigten Aufgabenbereiche verlangen.

(2) Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung bestimmt nach pflichtgemäßen Ermessen, ob und ggfls. inwieweit Unterlagen, Gegenstände und Räume sichergestellt werden.

(3) Die in Abs. 1 genannten Dienststellen haben den Prüferinnen und Prüfern ihre Prüfungsaufgaben in jeder Weise zu erleichtern.

(4) Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen.

(5) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer sind befugt, Ortsbesichtigungen, insbesondere auf Baustellen und bei Inventuraufnahmen vorzunehmen und die zu prüfenden Einrichtungen aufzusuchen. Sie können sich dabei angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren vorführen bzw. erläutern lassen.

(6) Sie weisen sich durch einen von der Bürgermeisterin/dem Bürgermeister ausgestellten Dienstausweis aus.

(7) Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung ist berechtigt, an allen Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse teilzunehmen. Sie kann nach eigenem pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob Prüferinnen / Prüfer an den Sitzungen teilnehmen. Nach Aufforderung durch die Bürgermeisterin / den Bürgermeister oder die Vorsitzende / den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung an den Sitzungen teilzunehmen.

§ 8 Mitteilungspflichten der Verwaltung und Betriebe gegenüber der örtlichen Rechnungsprüfung

(1) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften und Verfügungen sowie alle sonstigen Unterlagen, die zur Prüfung benötigt werden (z. B. Stellenpläne, Entgelttarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen usw.), unverzüglich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten.

(2) Dienstanweisungen sind vor ihrem Erlass der örtlichen Rechnungsprüfung zur Kenntnis und möglichen Stellungnahme zuzuleiten. Verträge sind vor ihrer Unterzeichnung auf Verlangen der örtlichen Rechnungsprüfung vorzulegen.

(3) Die örtliche Rechnungsprüfung ist von den betroffenen Dezernaten, Ämtern, Betrieben und sonstigen Einrichtungen unter Darlegung des Sachverhalts unmittelbar und unverzüglich zu unterrichten, wenn sich ein begründeter Verdacht dienstlicher Verfehlungen oder sonstiger Unregelmäßigkeiten ergibt. Das Gleiche gilt für alle Verluste durch Diebstahl, Raub, Unterschlagung usw. sowie für Kassenfehlbeträge.

(4) Die örtliche Rechnungsprüfung ist von der Absicht, wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung oder auf dem Gebiet des Haushalts- und Rechnungswesens vorzunehmen, insbesondere wenn damit Umstellungen auf EDV sowie Änderungen in diesem Bereich verbunden sind, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass sie sich vor der Entscheidung gutachterlich äußern kann. Ihr sind Vertragsentwürfe zur Neugründung von Gesellschaften oder zur Beteiligung an Gesellschaften bzw. Änderung der Beteiligung rechtzeitig vor der Entscheidung zuzuleiten.

(5) Die örtliche Rechnungsprüfung erhält einen uneingeschränkten lesenden Zugriff für das Sitzungsdienstverfahren, so dass die Vorlagen und Niederschriften der Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse auch für spätere Recherchen zur Verfügung stehen.

(6) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind Abschlüsse, Prüfberichte von Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern o. ä. sowie Geschäfts-/Lageberichte von städtischen Eigenbetrieben, eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen, Gesellschaften oder solchen, an denen die Stadt unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, durch die sachbearbeitenden Bereiche vorzulegen.

(7) Die örtliche Rechnungsprüfung erhält die Namen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten von der jeweiligen Abteilung. Außerdem sind die Namen der Bediensteten vorzulegen, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.

(8) Die örtliche Rechnungsprüfung ist über alle Prüfungsmaßnahmen überörtlicher und sonstiger Prüfungsstellen (GPA, Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Bezirksregierung, Finanzamt u.a.) sowie Organisationsgutachten zu unterrichten. Der örtlichen Rechnungsprüfung sind die hierzu abgefassten Prüfungsberichte und Stellungnahmen der Verwaltung unverzüglich zuzuleiten. Die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung nimmt an Schlussbesprechungen überörtlicher oder sonstiger Prüfungen teil.

(9) Gutscheine und andere geldwerte Drucksachen dürfen nur nach Anhörung der örtlichen Rechnungsprüfung, die sich vor allem zu den Sicherheitsvorschriften zu äußern hat, eingeführt werden. Bestehende Anordnungen über die Behandlung geldwerter Drucksachen bleiben unberührt.

(10) Die örtliche Rechnungsprüfung ist unverzüglich über schwerwiegende Störungen im Bereich der Informationsverarbeitung zu unterrichten. Als schwerwiegend gelten insbesondere Ereignisse, die einen ordnungsgemäßen Ablauf von Anwenderprogrammen für die Dauer von mehr als 8 Stunden verhindern oder nachhaltig beeinträchtigen oder von grundsätzlicher Bedeutung für die Sicherheit und/oder den Ablauf der Informationsverarbeitung der Stadt Hamminkeln sind.

§ 9 Prüfung von Vergaben

(1) Zur Prüfung der Vergaben (§ 4 Nr. 7 RPO) sind der örtlichen Rechnungsprüfung die Entwürfe mit Kostenvoranschlägen und die nichtberücksichtigten Angebote vor Erteilung der Aufträge zur Stellungnahme vorzulegen.

(2) Unterlagen für Vergabeprüfungen sind so frühzeitig vorzulegen, dass eine sachgerechte Prüfung möglich ist.

Dabei haben die Sachbearbeiter/innen einen Zeitraum von mindestens zwei Arbeitstagen für die Prüfung einzuplanen, sofern die örtliche Rechnungsprüfung projektbegleitend in die Vergabe eingebunden ist. (Wertgrenzen entsprechend der Vergabeordnung der Stadt Hamminkeln)

(3) Weitere Regelungen zur Vergabeprüfung sind in der Dienstanweisung zum Vergabewesen enthalten.

§ 10 Durchführung der Prüfung

(1) Bei Prüfungen sollen vorab die Leitungen der zu prüfenden Organisationseinheiten über den Prüfungsauftrag unterrichtet werden, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Es ist Rücksicht darauf zu nehmen, dass durch die Prüfung der Geschäftsablauf möglichst nicht gehemmt oder gestört wird. Vor Abschluss solcher Prüfungen soll das Prüfergebnis besprochen werden.

(2) Werden bei Durchführung von Prüfungen Veruntreuungen, Unterschlagungen, Korruption oder wesentliche Unkorrektheiten festgestellt, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung unverzüglich den Bürgermeister/die Bürgermeisterin und die Vorsitzende/den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterrichten. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon unverzüglich Bericht zu erstatten.

(3) Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so hat die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung den Bürgermeister/die Bürgermeisterin um die erforderlichen Maßnahmen zu bitten. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist hiervon in seiner nächsten Sitzung in Kenntnis zu setzen.

(4) Verwaltung, Betriebe und sonstige Einrichtungen, denen Berichte oder Prüfungsbemerkungen der örtlichen Rechnungsprüfung mit der Bitte um Stellungnahme zugehen, haben sich hierzu in angemessener Frist zu äußern. Diese Frist beträgt vier Wochen, es sei denn, es ist eine andere Frist vereinbart. Die Antwort ist durch die Leitung der Abteilung, Stabsstelle oder des Geschäftsbereichs zu unterzeichnen. Eine Äußerung ist nicht erforderlich, soweit Zusagen zu Prüfungsbemerkungen in Berichten bereits in der Schlussbesprechung gemacht und in den jeweiligen Bericht übernommen worden sind.

(5) Zur Prüfung von Baumaßnahmen sind den Schlussrechnungen prüfbare Unterlagen (z.B. Pläne, Aufmaßzeichnungen, Stundenzettel, Lieferscheine, Abnahmeprodukte etc.) beizufügen.

§ 11 Prüfung des Jahresabschlusses und Gesamtabschlusses

(1) Der Bürgermeister/Die Bürgermeisterin leitet den vom Kämmerer/von der Kämmerin aufgestellten Entwurf des Jahresabschlusses einschließlich Lagebericht der örtlichen Rechnungsprüfung zu.

(2) Ergeben sich bei der Prüfung Feststellungen, die eine Änderung des Entwurfs des Jahresabschlusses erforderlich machen, stellt die örtliche Rechnungsprüfung die wesentlichen Feststellungen in einer Veränderungsliste zusammen und stellt sie der Verwaltung zur Korrektur des Entwurfes zur Verfügung.

Der korrigierte Jahresabschluss wird vom Kämmerer/von der Kämmerin und vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin unterschrieben und der weiteren Prüfung zugrunde gelegt.

(3) Die örtliche Rechnungsprüfung fasst die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses in einem schriftlichen Bericht zusammen und leitet diesen dem Rechnungsprüfungsausschuss mit einem Bestätigungsvermerk oder einem Vermerk über seine Versagung gemäß § 102 Abs. 8 GO NRW zur Beratung zu. Der Bericht und der Vermerk sind von der Leitung zu unterzeichnen.

(4) Werden der Jahresabschluss, der Gesamtabschluss, der Lagebericht oder der Gesamtlagebericht geändert, nachdem die örtliche Rechnungsprüfung ihren Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt hat, so sind diese Unterlagen, soweit die Änderung es erfordert, erneut zu prüfen. Die Absätze 1 bis 3 finden entsprechende Anwendung.

(5) Der Rechnungsprüfungsausschuss berät über den Bericht der örtlichen Rechnungsprüfung. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt.

(6) Vor Abgabe des Prüfungsberichtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss an den Rat ist dem Bürgermeister Gelegenheit zur Stellungnahme zum Prüfungsbericht zu geben.

§§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 11 Abs. 28 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2745) geändert worden ist, gelten entsprechend

(7) Soweit der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses nicht mit der Auffassung der örtlichen Rechnungsprüfung übereinstimmt, ist die abweichende Auffassung der Leitung dem Rat zur Kenntnis zu bringen.

(8) Die Absätze 1 bis 6 finden für die Prüfung des Gesamtabschlusses entsprechende Anwendung.

§ 12 Rechnungsprüfungsausschuss

(1) Die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach § 59 Abs. 3, 102 Abs. 2, § 104 Abs. 5 und § 105 Abs. 6 GO NRW und nach dieser Rechnungsprüfungsordnung.

(2) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Hamminkeln in der jeweils geltenden Fassung.

(3) An den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses nehmen die Bürgermeisterin/der Bürgermeister, die Kämmerin/der Kämmerer und die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung teil.

§ 13 Sonstige Berichte

(1) Berichte von wesentlicher Bedeutung sind dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin, den zuständigen Vorstandsbereichsleitungen und dem Rechnungsprüfungsausschuss vorzulegen.

(2) Bei Zweifeln darüber, was als wesentlich und wichtig zu bewerten ist, entscheidet die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung.

(3) Ergeben sich aus dem Bericht Feststellungen von fachbereichsübergreifender Bedeutung, werden die hiervon betroffenen Dienststellen ebenfalls unterrichtet.

§ 14 Inkrafttreten