Inhalt
Elektronische Rechnung
Elektronische Rechnung und elektronischer Rechnungsempfang
Die Stadt Hamminkeln nimmt elektronische Rechnungen im pdf-Format per E-Mail oder im XRechnung-Standard entgegen.
Empfangsmöglichkeiten für E-Rechnungen:
1. PDF per E-Mail
Bitte senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail an den zentralen Rechnungseingang der Stadt Hamminkeln (rechnung@hamminkeln.de). Damit der Rechnungseingang automatisch verarbeitet werden kann, darf jede E-Mail nur eine Rechnung enthalten. Sofern Sie weitere rechnungsbegründende Anlagen anfügen möchten, sind diese PDF-Dateien beginnend mit „Anhang…“ zu betiteln.
Die Rechnungsanschrift lautet:
Stadt Hamminkeln
Der Bürgermeister
Zuständige Fachdienste / Name Sachbearbeiter/in*
Brüner Straße 9
46499 Hamminkeln
Rechnungen, die auf einen anderen Rechnungsadressaten ausgestellt sind (z. B. Gemeinschaftsbetriebe Hamminkeln), können zukünftig systemtechnisch nicht mehr verarbeitet werden und werden zur Überarbeitung zurückgesendet.
*Bitte zwecks Zuordnung einfügen. Alternativ bzw. zusätzlich vermerken Sie bitte (noch) weiterreichende Informationen auf der Rechnung, um eine Zuordnung im Hause zu erleichtern.
2. XRechnung
Folgendes gilt es bei einer elektronischen Rechnungsstellung an die Stadt Hamminkeln zu beachten:
- Die Entgegennahme von E-Rechnungen, die an die Stadt Hamminkeln adressiert sind, erfolgt über das E-Rechnungsportal des Landes NRW.
- Link zum Portal: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
- Der Rechnungssteller hat sich dort zu registrieren.
- Der Rechnungssteller erstellt eine E-Rechnung im XRechnung-Standard entweder direkt über das Weberfassungstool im E-Rechnungsportal oder aus seiner Buchhaltungssoftware heraus und sendet diese dann per Mail (eingang@erechnung.nrw) oder perspektivisch per De-Mail an das Landesportal.
- Bei fachlichen Fragen zur Angabe von Rechnungsinformationen wendet sich der Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger.
- Weitergehende Informationen finden Sie hier: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller.
- Der Rechnungssteller muss die Leitweg-ID (die eindeutige Identifikationsnummer) des Rechnungsempfängers kennen und angeben.
- Die Leitweg-ID der Stadt Hamminkeln lautet: 051700012012-31001-88.
- Das Portal dient unter anderem dazu, die Rechnung auf Korrektheit und Vollständigkeit zu überprüfen. Sofern verpflichtende Bestandteile nicht vorhanden bzw. nicht plausibel sind, wird die Rechnung an den Rechnungssteller zurückgesandt mit dem Hinweis, warum die Rechnung nicht abschließend zugestellt werden konnte.
- Nach erfolgreicher formaler Prüfung im E-Rechnungsportal werden die Dateien dem Empfänger im Abholungsportal bereitgestellt. Die Abholung der Rechnung im Empfängerpostfach gilt als Zugangsdatum (hier ist also eine Art „Postweg“ einzukalkulieren). Die Rechnungsempfänger werden täglich informiert, wenn eine nicht abgeholte Rechnung im Abholungspostfach vorliegt (entweder eine neu zugegangene oder eine noch nicht abgeholte). Die Abholung der Rechnung erfolgt über eine Schnittstelle mittlerweile automatisch täglich um 10 Uhr.
